Press "Enter" to skip to content

Problem Solving dengan Rumus dan Analisis Pareto

Saat itu tahun 1906. Ahli ekonomi Italia Vilfredo Pareto, dalam penilitian idenya, membuat sebuah pengamatan yang menarik. Dia menemukan bahwa 80% lahan di Italia, dimiliki hanya oleh 20% orang. Mencoba memperluas hubungan ini dalam negara lainnya, dia menemukan bahwa situasinya sama di seluruh Eropa. Seiring waktu, dia menyadari bahwa pembagian 80/20 ini tidak terbatas pada kepemilikan tanah—atau bahkan ke urusan manusia. Nyatanya, dia menemukan bahwa 20% kacang polong di kebunnya menghasilkan 80% total kacang yang dipanennya!

Empat puluh tahun setelah Pareto mempublikasikan idenya, pakar teori bisnis Joseph Juran berminat dengan aturan 80/20, dan penasaran apakah itu dapat diterapkan pada situasi bisnis. Mungkinkah 80% permasalahan bisnis dihasilkan dari hanya 20% penyebab terkait? Tentu saja, dengan gemilang jawabannya adalah “ya”.

Juran, dengan menggunakan karya Pareto, mulai menerapkan apa yang dia sebut prinsip Pareto untuk permasalahan mutu, menggunakan frase “sedikit vital dan banyak sepele”. Kemudian, Juran menyadari bahwa sementara persentase kecil penyebab atau permasalahan mungkin paling signifikan saat ini, ada sebuah implikasi sebenarnya untuk 80% permasalahan yang dapat seiring waktu menjadi serius. Dengan demikian, dalam tahun-tahun berikutnya, Juran mengubah frase yang menjelaskan prinsip Pareto menjadi “sedikit vital dan banyak berguna”.

Prinsip Pareto telah menjadi sebuah tool yang sangat berguna bagi manajer bisnis dalam setiap industri. Apa permasalahan yang paling penting untuk diatasi? Bagaimana kita dapat membuat cacat serius dalam permasalahan layanan pelanggan? Bagaimana kita dapat menyelesaikan secara cepat pada perhatian terbesar kita? Prinsip Pareto menyediakan strategi menyeluruh untuk bergerak maju—yaitu: temukan 20% permasalahan yang menyebabkan 80% masalah, dan kemudian selesaikan itu. Diagram Pareto dan grafik Pareto, alat untuk menemukan dan memvisualisasikan informasi statistik, dimaksudkan untuk menerapkan prinsip Pareto.

Penerapan Prinsip Pareto
Kenyataannya prinsip Pareto memiliki rentang penerapan yang luas—baik dalam manajemen dan di dalam aspek lainnya selain seperti bisnis, ekonomi, matematika, dan kehidupan sehari-hari. Di tahun 1992, Laporan Program Pengembangan PBB mengumumkan bahwa 20% populasi dunia menikmati 80% kemakmuran dan sumber daya dunia. Studi menunjukkan bahwa 80% keuntungan perusahaan datang dari 20% pelanggannya, dan 80% penjualan dibuat oleh 20% staf penjualannya. Microsoft menemukan bahwa 20% bug menyebabkan 80% crash, dan ahli keselamatan mempelajari bahwa 80% cedera disebabkan oleh 20% bahaya. Sebagai tambahan, berdasarkan pada British NHS Institute for Innovation and Improvement:

  • 80% interupsi datang dari 20% orang.
  • 80% anggaran peralatan datang dari 20% item.
  • 80% manfaat datang dari 20% usaha awal.
  • 80% keluhan tentang sekitar 20% layananmu.
  • 80% waktu perawat dihabiskan untuk 20% pasien.
  • 80% keputusan dibuat dalam rapat datang dari 20% waktu rapat.
  • 80% inovasi datang dari 20% staff.
  • 80% permasalahan staff datang dari 20% staff.
  • 80% kesuksesanmu datang dari 20% usahamu.
    Sekarang ini, kamu mungkin melakukan brainstorming beberapa permasalahan yang dapat kamu selesaikan dengan menerapkan prinsip Pareto di tempat kerjamu.

Sebagai contoh:

Kamu dapat mengidentifikasi 20% teknologi mana yang menyebabkan 80% rasa pusing di dalam departemenmu.
Kamu dapat memilah 20% permasalahan layanan pelanggan yang mana yang membawa pada 80% keluhan.
Kamu dapat menentukan 20% permasalahan yang membawa pada 80% deadline yang terlewat.

Prinsip Pareto dan diagram Pareto digunakan setiap hari untuk mencapai goal yang beragam seperti meningkatkan efisiensi pada lini produksi, meningkatkan penjualan untuk sebuah biro konsultan, menurunkan waktu tunggu pasien di rumah sakit, dan memperbaiki bugs yang paling signifikan di dalam produk software.

 

Cara Kerja Prinsip Pareto

Langkah 1: Analisis Sebab dan Akibat

Kebanyakan waktu, analisis Pareto digunakan untuk menentukan permasalahan yang mana yang paling banyak menyebabkan masalah (atau yang membawa pada hasil positif paling besar). Namun analisis tidak dilakukan begitu saja: kamu tidak dapat membandingkan masalah atau penyebab hingga kamu benar-benar melakukan brainstorming sebuah daftar masalah dan sebab. Dan kebanyakan perusahaan melakukan brainstorming tersebut melalui analisis akar masalah dan/atau analisis sebab dan akibat. Dengan demikian, langkah pertama dalam melakukan analisis Pareto adalah melakukan sebuah analisis akar masalah untuk membuat daftar calon permasalahan atau penyebab untuk dianalisa.

 

Langkah 2: Menilai Permasalahan

Setelah kamu membuat daftar, kamu dapat mulai proses analisis 80/20. Kamu akan mulai dengan menilai permasalahan atau penyebab di dalam daftar. Ini terdengar kompleks, namun itu sebenarnya proses yang cukup tepat sasaran dalam banyak kasus. Sebagai contoh:

Jika permasalahanmu terkait dengan keuntungan, nilai tiap masalah berdasarkan pada jumlah kehilangan keuntungan sebuah dampaknya.
Jika permasalahanmu terkait dengan kepuasan pelanggan, nilai tiap permasalahan berdasarkan jumlah keluhan yang disebabkannya.
Jika permasalahanmu terkait dengan penundaan, nilai tiap permasalahan berdasarkan pada jumlah waktu yang hilang sebagai dampak masalah.
Jika permasalahanmu terkait dengan bug atau kesalahan produksi, nilai tiap permasalahan berdasarkan pada jumlah proses yang disebabkan oleh bug atau kesalahan.
Mari kita ilustrasikan konsep ini dengan contoh sederhana. Bayangkan bahwa timmu telah memutuskan untuk menangani permasalahan deadline yang terlewat untuk produksi material marketing.

Melalui analisis akar masalah, mereka telah menemukan bahwa penyebab permasalahan ini meliputi gangguan di kantor, kesalahan software, penundaan komunikasi antar departemen, penundaan dalam mendapatkan persetujuan dari manajemen atas, dan penundaan produksi yang disebabkan oleh permasalahan dengan perusahaan percetakan. Karena permasalahan yang sedang kamu tangani terkait dengan waktu, kamu akan menilai tiap item berdasarkan jumlah penundaan yang diakibatkan.

Kamu akan perlu melakukan sedikit riset untuk memastikan informasi yang benar, dan kemudian kamu akan membuat sebuah diagram penilaian yang tampak seperti di bawah ini (untuk project enam minggu):

  • Gangguan kantor (pesta, mengobrol, dll) –6 jam/minggu = 36 jam.
  • Kesalahan software –4 jam/minggu = 24 jam.
  • Penundaan komunikasi antar departemen – 10 jam/minggu = 62 jam.
  • Penundaan persetujuan – 3 jam/minggu = 18 jam.
  • Penundaan produksi – dua minggu = 80 jam.

Karena contoh ini sangat sederhana, secara langsung tampak jelas bahwa produksi dan komunikasi antar departemen menyebabkan lebih banyak penundaan daripada masalah lainnya. Solusinya mungkin dapat dibuktikan sendiri: waktunya untuk menemukan printer yang bagus untuk material marketingmu, dan akan jadi ide yang bagus untuk mengembangkan proses yang lebih ramping dalam komunikasi antar departemen.

Namun bagaimana jika daftarmu sangat panjang atau kamu hanya ingin menyajikan temuan dalam bentuk visual bagi pembuat keputusan? Banyak orang merekomendasikan mengubah daftar data ke dalam diagram batang dengan permasalahan terbesar berada di sisi kiri dan terkecil di sisi kanan diagram.

Kamu lalu menambahkan sebuah grafik garis yang menunjukkan persentase kumulatif total yang dicapai dengan tambahan tiap permasalahan yang disajikan di dalam diagram. Garis itu hendaklah berakhir pada tanda 100% pada sumbu kanan. Juga tambahkan sebuah garis tebal pada titik kamu telah mencapai 80% persentase kumulatif—semua yang ada di kiri garis itu adalah 20% permasalahan vital untuk difokuskan, sementara sisanya di sebelah kanan adalah hal sepele.

 

Seberapa bagus analisis Pareto berkerja? Dalam banyak kasus, itu telah membantu manajer meningkatkan hasil dalam jumlah besar dengan usaha yang relatif sedikit—dengan demikian meningkatkan bottom line dan image mereka dalam waktu yang bersamaan.

Di Santa Rosa Health Center, analisis Pareto membuat manajer menganalisa hampir dua lusin permasalahan yang telah diidentifikasi sebagai penyebab waktu tunggu yang lama. Setelah mereka membuat daftar permasalahan, mereka mensurvei pasien staff Center untuk menentukan lima permasalahan tertinggi. Kelompok itu menilai tiap item berdasarkan hasil survei, dan kemudian mengelola permasalahan berdasarkan skor. Mereka menemukan bahwa hanya enam permasalahan yang dapat dianggap “vital”, sementara sisanya “sepele”. Mereka kemudian dapat mengidentifikasi enam permasalahan paling besar, dengan demikian memperpendek waktu tunggu sebesar 80%.

Tentu saja, analisis Pareto tidak menyelesaikan masalah: itu hanya mengidentifikasinya. Untuk benar-benar melangkah maju untuk menangani permasalahan vital mereka, pusat kesehatan harus menggunakan temuan mereka untuk membuat sebuah rencana tindakan—dan kemudian menerapkan rencana itu.

Sebagai bagian dari program mutu Six Sigma, analisis Pareto hanya merupakan salah satu langkah menuju sukses. Namun tanpa analisis Pareto, tampaknya kamu akan menghabiskan 80% waktu, usaha dan sumber daya hanya untuk mencapai 20% hasil dari yang kamu harapkan.

Be First to Comment

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

%d blogger menyukai ini: